Komponen dan Identifikasi Struktur Surat Dinas

By | August 25, 2020

Komponen dan Identifikasi Struktur Surat Dinas – Apakah kalian masih ingat dengan struktur surat dinas? Apakah struktur tersebut sama dengan struktur surat pada umumnya? Surat dinas menjadi bentuk surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu lembaga kepada perorangan atau lembaga lainnya. Walaupun dalam struktur surat dinas mencakup struktur surat pada umumnya tetapi ada beberapa hal yang membedakan. Surat dinas memerlukan kop surat dengan identitas instansi yang lengkap dan penggunaan cap atau nomor induk dari pihak pengirim surat.

Komponen dan Identifikasi Struktur Surat Dinas

Komponen dan Identifikasi Struktur Surat Dinas

Menentukan Komponen Surat Dinas

Kalian dapat dengan mudah membedakan surat pribadi dan surat dinas. Lalu, bagaimana cara menentukan komponen dalam surat dinas?

Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara memahami struktur atau unsur dalam surat dinas yang sudah kalian pelajari pada topik sebelumnya, yaitu kepala surat, tanggal surat, nomor surat, hal surat, lampiran, dan sebagainya. Saat menentukan unsur surat dinas berupa kop surat, kalian perlu memahami isi dari kop surat tersebut. Apakah alamat instansi termasuk di dalamnya? Apakah perlu mencantumkan logo? Hal tersebut dapat kalian pahami dengan membaca contoh bentuk surat dinas yang memiliki beberapa jenis. Surat dinas tidak hanya mencakup surat undangan resmi dari suatu lembaga kepada perorangan atau lembaga lainnya tetapi dapat berupa surat perjanjian, surat permohononan, surat peringatan, dan sebagainya.

Untuk belajar menentukan komponen atau unsur surat dinas, cermati contoh surat dinas berikut ini.

section-media

Setelah mencermati surat tersebut, kalian tentu sudah paham komponen apa saja yang harus ada dalam surat dinas. Pada contoh surat, kalian dapat melihat bentuk kop surat secara umum dan pula logo perusahaan. Lalu, penulisan tanggal, nomor surat, hal surat, sampai tanda tangan yang dilakukan oleh pembuat dan penerima dalam surat peringatan tersebut.

Jenis-jenis surat dinas, salah satunya surat peringatan memiliki tujuan yang berbeda dengan jenis surat dinas lainnya. Surat peringatan dilakukan untuk mengingatkan karyawan yang melakukan pelanggaran dan harus segera memperbaikinya sehingga perlu persetujuan pihak penerima peringatan. Surat ini menjadi bukti tertulis yang kuat dan akan terkena sanksi jika melanggarnya. Surat ini akan berbeda dengan surat permohonan yang isinya tentang perizinan menggunakan barang atau gedung sekolah. Jadi, setiap jenis surat dinas memiliki struktur yang sama tetapi tujuan penulisan surat tersebut berbeda.Berdasarkan tujuan tersebut, pemakaian komponen surat dinas bisa disesuaikan.

Poin Penting

Poin penting dalam topik ini adalah sebagai berikut.
1. Komponen surat menjadi bagian surat yang dapat ditentukan dengan melihat isi dan tata letaknya secara struktur.
2. Kop surat menjadi salah satu komponen dalam surat dinas. Kita dapat menentukan kop surat dengan melihat penempatan penulisannya dan memahami isi yang terdapat dalam kop surat tersebut.
3. Pada umumnya, struktur pada jenis surat dinas sama tetapi ada komponen surat yang tidak selalu sama dalam penggunaannya. Hal itu disesuaikan dengan keperluan dan tujuan penulisan surat.

Identifikasi Struktur Surat Dinas

Siswa dapat mengindentifikasi struktur surat dinas dengan baik

section-media

(sumber gambar: www.flickr.com)

Apakah kalian pernah mengikuti perlombaan antarsekolah atau diundang oleh suatu lembaga untuk menghadiri sebuah acara? Saat suatu lembaga mengadakan acara, baik itu berupa perlombaan maupun seminar, pihak penyelenggara akan memberitahu khalayak umum tentang acara tersebut. Salah satu cara pemberitahuannya adalah dengan menulis surat. Misalnya, lembaga pendidikan di salah satu wilayah Jawa Barat akan mengadakan pelatihan menulis untuk guru. Lembaga tersebut akan memberikan surat pemberitahuan resmi kepada pihak pemerintah dan setiap sekolah yang sudah ditentukan sebelumnya.

Perhatikanlah contoh surat berikut ini.

section-media

Setelah kalian membaca surat tersebut, dapatkah kalian membedakan surat itu dengan bentuk surat pribadi? Surat yang telah kalian baca tersebut adalah salah satu bentuk surat dinas. Kalian dapat memperhatikan bagian awal surat. Pada awal surat terdapat kepala surat atau kop surat yang menuliskan identitas instansi, yang terdiri atas, nama instansi, alamat, kode pos, nomor telepon, dan nomor faksimile. Selain itu, sebaiknya kop surat menggunakan logo instansi.

Struktur Surat Dinas

1. Tanggal surat
Tanggal surat memberikan keterangan tentang waktu penulisan surat. Dalam surat dinas kita tidak perlu mencantumkan tempat karena hal itu sudah tercantum dalam kop surat.
2. Nomor surat
Nomor surat disusun berdasarkan nomor urut penulisan surat, kode surat, dan tahun, misalnya Nomor: 56/D2/2014
3. Lampiran
Bagian surat ini digunakan untuk memberikan keterangan jika ada dokumen yang disertakan dalam surat.
4. Hal
Hal surat memberikan keterangan tentang perkara atau soal yang akan dibicarakan dalam surat.
5. Alamat surat
Alamat surat ini menjadi bagian surat yang ditulis untuk penerima surat.
6. Salam pembuka
Salam pembuka dalam surat diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan koma, misalnya Dengan hormat,
7. Alinea pembuka
Alinea pembuka dalam surat menjadi pengantar atau pendahuluan untuk mengutarakan maksud yang akan disampaikan. Walaupun disebut alinea pembuka bagian ini tidak lebih dari satu kalimat. Pada pembuka surat ini ditandai oleh kata-kata seperti dengan ini, bersama ini, berkenaan dengan, dan sebagainya.
8. Alinea isi
Bagian ini mencangkup hal-hal inti yang akan disampaikan penulis surat kepada penerima surat. Penulis surat perlu memperhatikan penggunaan kalimat yang jelas dan tidak bertele-tele agar maksud yang hendak disampaikan dapat dipahami oleh penerima surat.
9. Alinea penutup
Pada bagian ini terdapat ucapan terima kasih atau ungkapan harapan.
10. Salam penutup
Salam penutup pada surat ditandai dengan kata-kata hormat saya, hormat kami, salam kami, dan sebagainya.
11. Nama jelas pengirim dan tanda tangan
Penulis atau pengirim surat perlu melengkapi surat dengan nama lengkap dan tanda tangan. Dalam surat dinas lebih baik menuliskan jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas.

Surat dinas menjadi salah satu bentuk surat resmi yang harus memperhatikan penggunaan bahasa dan EYD yang baik, termasuk dalam penulisan beberapa jenis surat dinas lainnya, yaitu surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat susulan, surat perjanjian, surat peringatan/teguran, surat pemerintahan, dan surat permintaan/permohonan.

Poin Penting

Ada beberapa poin penting yang dapat kalian pelajari dari topik ini, yaitu sebagai berikut.
1. Struktur surat dinas adalah kepala surat atau kop surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal surat, alamat surat, salam pembuka, alinea pembuka, alinea isi, alinea penutup, salam penutup, serta nama jelas dan tanda tangan.

2. Selain itu, ada beberapa jenis surat dinas, yaitu surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat pengantar, surat pemberitahuan, surat susulan, surat perjanjian, surat peringatan/teguran, surat pemerintahan, dan surat permintaan/permohonan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *