Struktur Notula Rapat – Tentunya kalian tidak asing lagi dengan kegiatan notula. Notula merupakan catatan mengenai jalannya sebuah kegiatan seperti sidang, rapat, ataupun diskusi. Orang yang bertugas untuk menjadi penulis atau pencatat dalam sebuah diskusi, musyawarah, rapat, atau perbincangan disebut notulis.
Struktur Notula Rapat
Notula ini berfungsi sebagai bukti tertulis bahwa rapat telah dilaksanakan. Selain itu, dapat juga dipergunakan sebagai tolak ukur kesuksesan sebuah rapat atau diskusi.
Hal-hal yang harus ada dalam notula
a. Tujuan kegiatan
Di dalamnya berisi mengenai tujuan diselenggarakannya suatu kegiatan, rapat, atau diskusi. Misalnya pemilihan ketua kelas, penentuan jadwal piket, atau pemilihan tempat kegiatan outbound.
b. Hal-hal yang dibahas dalam kegiatan
Di dalamnya berisi mengenai gambaran secara umum hal-hal yang dibahas selama kegiatan rapat atau diskusi berlangsung. Contohnya, hal-hal yang dibahas dalam rapat pemilihan ketua kelas di antaranya penentuan kriteria ketua kelas, pembahasan visi misi ketua kelas, pembahasan tugas ketua kelas dan lain-lain.
c. Saran dan keputusan dalam kegiatan
Di dalamnya berisi saran, kesimpulan, keputusan akhir yang diambil oleh kegiatan rapat yang akan dijalankan oleh semua yang berkepentingan.
d. Waktu pelaksanaan
Di dalamnya berisi tempat dan waktu kegiatan tersebut dilaksanakan.
e. Pihak-pihak yang hadir
Di dalamnya berisi pihak-pihak yang mengikuti atau hadir dalam kegiatan rapat tersebut.
Struktur Penulisan Notula
a. Kepala notula
Bagian kepala notula merupakan bagian yang cukup penting karena hal ini memuat identitas dari kegiatan yang telah dilakukan. Di dalam bagian kepala notulen biasanya dimuat nama kegiatan atau tema yang dibahas, hari dan tanggal pelaksanaan kegiatan, waktu dilaksanakannya kegiatan, tempat pelaksanaan kegiatan, dan unsur yang terlibat dalam rapat.
b. Isi notula
Bagian ini notula berisi paparan mengenai hal-hal apa saja yang dilaksanakan selama kegiatan berlangsung. Bagian isi terdiri dari kata pembukaan yang biasanya dilaksanakan oleh ketua kegiatan, pembahasan kegiatan yang isinya merupakan hal-hal yang dianggap penting selama rapat seperti diskusi, debat, ataupun usul, pembacaan keputusan hasil kegiatan, dan terkahir adalah waktu jam penutupan kegiatan tersebut.
c. Bagian akhir
Bagian ini biasaya dibuat sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban pihak-pihak yang melakukan kegiatan seperti pemimpin rapat, sekretaris, ataupun pejabat berwenang lainnya. Pada bagian ini dimuat tanda tangan tentang hasil notula oleh notula ditandatangani oleh ketua, wakil ketua, sekretaris, dan notula.
Perhatikan contoh
Notula Rapat
SMA Sukadana Surakarta
Tujuan Rapat : koordinasi
Sifat rapat : rutin
Pelaksanaan rapat
Hari , tanggal : Kamis, 15 Juli 2005
Waktu : 7.30 WIB sampai selesai
Tempat rapat : Ruang Serbaguna SMA Sukadana Surakarta
Pemimpin rapat : Drs. Ahmad Affandi (Kepala sekolah)
Acara rapat : 1. Pembukaan
2. Peranan sekolah dalam mewujudkan masa depan bangsa
Peserta rapat : (lihat daftar hadir terlampir)
Rapat dimulai pukul 7.30 WIB dan langsung dipimpin oleh kepala sekolah.
Kepala sekolah mengucapkan salam dan terima kasih kepada guru- guru yang telah datang. Rapat ini sangat penting karena menyampaikan dan menjelaskan peranan sekolah untuk mewujudkan masa depan bangsa. Oleh karena itu, program inti tahunan sekolah, kegiatan awal semester, dan pembagian tugas guru harus mengacu pada peranan sekolah untuk masa depan bangsa.
Lebih lanjut kepala sekolah menjelaskan bahwa
1. Program inti program tahunan sekolah adalah melaksanakan kurikulum baru secara opti
mal untuk meningkatkan proses dan hasil pembelajaran siswa.
2. Kegiatan awal semester, misalnya membuat persiapan mengajar yang baik bagi setiap
guru dikembangkan bersama forum MGMP.
3. Pembagian tugas guru sedapat mungkin mendapat beban yang relatif sama. Apabila jam
mengajarnya tidak terlalu banyak, guru akan diberi tugas tambahan yang relevan.
4. Kepala sekolah sangat menekankan setiap guru bekerja dengan sebaik-baiknya, berdiskusi
apabila ada masalah, dan berkonsultasi dengan kepala sekolah.
Guru-guru yang memberikan masukan:
1. Bapak Sudrajat
2. Bapak Doni
Bapak Sudrajat mengusulkan supaya forum diskusi mingguan guru dihidupkan kembali karena forum itu sangat bermanfaat
Bapak Doni menyatakan bahwa bagaimana kalau siswa ikut dilibatkan dalam perencanaan pembelajaran di setiap awal semester. Dengan demikian, siswa diharapkan lebih merasa memiliki dan bersemangat dalam mengikuti pembelajaran.
Keputusan rapat sebagai berikut.
1. Diskusi mingguan guru dihidupkan kembali setiap hari Sabtu setelah pelajaran terakhir.
2. Siswa dilibatkan dalam penyusunan program pembelajaran dan sifatnya tidak wajib.
3. Program budaya membaca-berpikir-meneliti-menulis menjadi program penting di sekolah.
Sebelum rapat ditutup, kepala sekolah meminta notulis membacakan notula yang telah dihasilkan. Kepala sekolah juga menekankan keputusan yang telah diambil dapat dilaksanakan dengan penuh tangung jawab. Setelah notula dibacakan dan tidak ada masukan lagi, kepala sekolah mengucapkan terima kasih dan menutup rapat. Rapat dirutup pukul 9.30 WIB Jakarta, 15 Januari 2005
Mengetahui dan menyetujui
Drs. Ahmad Affandi Alif Suwarno
Kepala Sekolah Notulis
Poin Penting
a. Ketika akan membuat sebuah notula sekurang-kurangnya memuat tujuan kegiatan, hal-hal yang dibahas dalam kegiatan, saran dan keputusan dalam kegiatan, waktu pelaksanaan, dan pihak-pihak yang hadir.
b. Notula yang baik memenuhi tiga unsur penulisan yaitu bagian kepala, isi, dan bagian akhir.