Menulis Surat Dinas dengan Bahasa Baku dan Sistematika – Kamu tentu pernah membaca atau menulis sebuah surat, bukan? Seperti yang kita ketahui bahwa surat adalah sebuah alat komunikasi untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan media tulisan. Sifat surat terdiri atas surat resmi dan surat tidak resmi yang perbedaannya terletak pada penggunaan bahasa dan sistematika penulisannya. Surat resmi sendiri memiliki beberapa jenis, salah satunya adalah surat dinas.
Surat dinas termasuk surat resmi karena selalu berhubungan dengan instansi (lembaga), organisasi, atau sebuah kepanitiaan. Isinya begitu formal dan rapi karena memiliki sistematika penulisan, berbeda dengan surat tidak resmi yang bebas dari aturan sistematika penulisan. Surat dinas sering kita dapatkan dari sekolah, biasanya terkait dengan pengumuman libur atau akan diadakannya suatu acara di sekolah.
Pada pembahasan kali ini, kamu akan belajar menulis surat dinas agar kelak ketika terjun dalam sebuah organisasi atau kepanitiaan, kamu dapat membuat surat dinas yang benar dan sesuai sistematika yang berlaku.
Berikut adalah sistematika penulisan surat dinas yang umum berlaku.
- Kepala surat/kop surat ditulis paling atas pada bagian surat yang berisikan nama instansi atau kepanitian beserta alamat sekretariatnya.
- Tanggal surat, yaitu tanggal penulisan surat yang ditulis di pojok kanan atas.
- Identitas surat berupa nomor surat, lampiran, dan perihal yang ditulis secara berurutan.
- Alamat surat yang berisi penerima surat beserta alamatnya.
- Salam pembuka yang merupakan salam di awal surat.
- Kalimat pembuka merupakan kalimat yang menyatakan maksud memberikan surat.
- Isi yang biasanya terdiri atas waktu dan tempat acara berlangsung.
- Kalimat penutup adalah kalimat yang menutup maksud surat.
- Salam penutup adalah salam yang mengakhiri isi surat.
- Pengirim surat berupa orang atas nama instansi tersebut.
- Tembusan (jika ada) berarti surat yang sama dikirimkan pula pada pihak lain yang berkaitan dengan acara atau maksud dalam surat.
Perhatikan blangko surat dinas berikut ini sebagai contoh urutan sistematika di atas!
Poin Penting
- Sifat surat terdiri atas surat resmi dan surat tidak resmi yang perbedaannya terletak pada penggunaan bahasa dan sistematika penulisan.
- Surat dinas termasuk surat resmi karena selalu berhubungan dengan lembaga atau instansi, atau pun sebuah kepanitiaan.
- Penulisan surat dinas harus formal dan sesuai dengan sistematika penulisan yang terdiri atas:
- Kepala surat/kop surat
- Tanggal surat
- Identitas surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Kalimat pembuka
- Isi
- Kalimat penutup
- Salam penutup
- Pengirim surat
- Tembusan (jika ada)
Menulis Surat Dinas Sesuai Ketentuan Sistematika Surat Dinas
Pada pembahasan sebelumnya kamu telah belajar tentang sistematika surat dinas begitu pula dengan contohnya. Pada pembahasan sekarang, kita akan mengulas lebih dalam sistematika tersebut berikut ketentuannya. Ketentuan-ketentuan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Kop Surat/Kepala Surat
- Logo instansi/organisasi/kepanitiaan, jika ada
- Nama instansi/organisasi/kepanitiaan ditulis kapital seluruhnya pada baris pertama
- Baris kedua berisi alamat sekretariat instansi/organisasi/kepanitiaan
- Kata jalan pada penulisan alamat tidak boleh disingkat
- Kata nomor, desa, kelurahan, kecamatan, dan kabupaten boleh disingkat sesuai ketentuan singkatan yang berlaku
2. Tanggal Surat
- Tanggal, bulan, dan tahun surat tersebut dibuat
- Tidak perlu menuliskan tempat
3. Identitas Surat
- Nomor surat berisi nomor urutan surat/singkatan nama instansi pengirim/bulan pembuatan surat yang ditulis dengan angka romawi/tahun pembuatan surat
- Lampiran dengan ketentuan penulisan jumlah lampiran ditulis menggunakan kata.
- Jika tidak ada lampiran, hilangkan penulisan lampiran
- Perihal/hal berupa maksud penyampaian surat yang ditulis singkat
4. Alamat Surat
- Tidak boleh menggunakan kata kepada sebelum kata Yth.
- Penerima surat, baik nama orang maupun orang secara umum ditulis kapital sesuai aturan EYD
- Alamat penerima ditulis kapital sesuai aturan EyD kecuali jika menggunakan alamat umum, misalnya di tempat.
- Tidak boleh menyingkat kata jalan.
- Tidak boleh menggunakan tanda titik pada akhir alamat.
5. Salam Pembuka
- Dapat menggunakan salam umum, seperti Dengan hormat, atau Salam hormat,
- Dapat menggunakan salam berdasarkan keyakinan yang dianut, misalnya Assalamualaikum, atau Salam sejahtera,
- Selalu diakhiri tanda koma pada akhir salam.
6. Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka isi surat yang biasanya diawali frase Dengan ini …., Sehubungan dengan …., atau Berdasarkan ….
7. Isi
- Penulisan hari, tanggal, waktu, tempat, atau acara menggunakan huruf kecil.
- Isian dari bagian-bagian tersebut ditulis kapital untuk kata yang memiliki aturan harus ditulis kapital, misalnya nama hari, bulan, dan tempat.
8. Kalimat Penutup
- Hindari penggunaan klitik –nya, tetapi harus menggunakan kata sapaan Bapak atau Ibu atau Saudara,
- Tidak menggunakan kata banyak sebelum atau setelah kata terima kasih.
9. Salam Penutup
- Dapat menggunakan salam umum, seperti Hormat saya, atau Hormat kami,
- Dapat menggunakan salam berdasarkan keyakinan yang dianut, misalnya Wassalam,
- Menggunakan tanda koma pada akhir salam.
10. Pengirim
Penulisan orang yang mengirimkan surat dengan urutan jabatan diakhiri tanda koma, tanda tangan, nama beserta gelar, nomor induk pegawai jika ada, dan stempel jika ada.
11. Tembusan
Ditulis hanya jika ada tembusan.
Perhatikan contoh surat dinas berikut ini!
Semua ketentuan di atas harus dipatuhi agar kamu bisa menulis sebuah surat dinas yang benar sesuai ejaan yang benar dan sistematika yang tepat.
Menulis Surat Dinas dengan Sistematika yang tepat dan bahasa yang baku
Kamu tentu sudah memahami sistematika penulisan surat dinas beserta ketentuan-ketentuannya setelah disampaikan pada pembahasan sebelumnya, bukan? Untuk mengingatkan, mari kita ulang kembali sistematika penulisan surat dinas!
- Kepala surat/kop surat
- Tanggal surat
- Identitas surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Kalimat pembuka
- Isi
- Kalimat penutup
- Salam penutup
- Pengirim surat
- Tembusan (jika ada)
Setelah mengetahui sistematika beserta ketentuannya, kini saatnya kamu melakukan tahap akhir, yaitu mempraktikkan menulis surat dinas dengan menggunakan bahasa baku. Seperti yang telah kamu ketahui bahwa bahasa baku merupakan ragam bahasa yang digunakan pada situasi formal, seperti pada penulisan surat dinas atau surat-surat lainnya yang bersifat resmi. Selain itu, penulisan bahasa baku mencakup pula penulisan bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga membuat surat dinas buatanmu menjadi sangat baik. Dengan begitu, langkah yang perlu kamu lakukan untuk menulis surat dinas adalah sebagai berikut.
- Menulis sesuai sistematika yang telah ditentukan.
- Menggunakan bahasa yang baku dalam penulisannya.
- Menerapkan penulisan ejaan yang benar.
- Menyunting kembali surat dinas yang telah dibuat sebelum dipublikasikan.
Sebagai ilustrasi untuk menulis surat dinas, anggap saja OSIS di sekolahmu akan mengadakan pentas seni yang akan diisi oleh berbagai lomba, salah satunya lomba menulis cerpen. Kamu akan mengirimkan surat kepada seseorang dan memintanya untuk menjadi juri dalam lomba menulis cerpen tersebut. Contoh surat dinas yang dapat kamu buat adalah sebagai berikut.
