Kesalahan Bahasa, Teknik, dan Cara Bertelepon dengan Baik – Pada saat berbicara melalui telepon, kata-kata yang kita sampaikan dan sikap yang muncul, mencerminkan kepribadian kita sendiri. Hal tersebut akan dirasakan oleh lawan biacara meskipun tidak bertatap mula langsung. Oleh karena itu, kita harus memperhatikan etika ketika bertelepon, terutama saat bertelepon dengan selain dengan teman kita sendiri.
Pada saat bertelepon, selain penggunaan bahasa harus efektif dan efisien, intonasi suara pun harus diperhatikan. Kata-kata diucapkan secara jelas. Sikap ramah, murah senyum, dan menerima dengan terbuka pun harus diperhatikan karena hal itu akan dirasakan lawan bicara.
Bertelepon Dengan Mitra Bicara
Macam Mitra Bicara
Bertelepon dapat dilakukan dengan siapa saja dan kapan saja sesuai tujuan berkomunikasi. Saat bertelepon, ada etika yang harus diperhatikan. Misalnya, ketika kamu bertelepon dengan teman sebaya tentu akan berbeda penggunaan bahasa dan kesantunannya pada saat menelepon guru atau orang yang dihormati. Beberapa macam mitra berbicara, di antaranya:
Teman sebaya.
Teman sebaya adalah teman sepermainan yang berumur sama atau tidak jauh berbeda. Misalnya teman sekolah, teman bermain di rumah, dan saudara atau kerabat yang seumur (sepupu, keponakan). Bertelepon dengan mitra teman sebaya dapat menggunakan bahasa yang tidak formal dan bahasa tidak baku. Meski aspek kesopanan dapat dikatakan lebih longgar, namun harus tetap diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan dalam berkomunikasi.
Orang yang lebih tua
Mitra ini adalah orang yang berumur lebih tua dari umur kita. Misalnya ayah, ibu, ibu/bapak guru, dan kerabat yang lebih tua. Bertelepon dengan orang yang lebih tua dan sudah kita kenal dapat menggunakan bahasa yang tidak terlalu formal, tetapi tetap mengutamakan aspek kesopanan.
Guru atau Orang yang Dihormati
Seorang siswa yang menelepon gurunya wajib memerhatikan kesantunan bahasa, seperti menggunakan sapaan Bapak/Ibu, menyebut diri dengan kata ganti “saya”, serta menyampaikan maksud dan tujuan dengan kalimat efektif dan jelas.
Orang Asing
Kesempatan berkomunikasi terkadang dapat dilakukan dengan seseorang yang belum kita kenal. Misalnya resepsionis kantor, pelayan toko, dan ibu/bapak pedagang di pasar. Bertelepon dengan mitra orang yang tidak dikenal sebaiknya menggunakan bahasa formal dan baku. Aspek kesopanan tetap harus dijaga dan diperhatikan.
Etika Bertelepon
Kesantunan bertelepon dengan berbagai mitra bicara meliputi hal-hal berikut.
- Memilih waktu bertelepon yang tepat. Kita harus tahu waktu-waktu yang tepat untuk menelepon seseorang. Misalnya, waktu yang tepat menelepon teman adalah pada jam-jam dia pulang sekolah. Begitu pula kalau akan menelepon guru, kamu harus tahu waktu yang tepat agar tidak mengganggu.
- Memastikan nomor yang dihubungi tidak salah.
- Menciptakan suasana tenang ketika bertelepon. Hindari keributan atau keriuhan agar pembicaraan tidak terganggu. Pastikan memilih tempat yang nyaman dan tidak mengganggu orang-orang di sekitarmu.
- Tidak berlama-lama berbicara di telepon. Pastikan maksud dan tujuan disampaikan secara singkat, padat, dan jelas.
- Jangan menutup sambungan telepon jika pembicaraan belum diakhiri oleh penelepon.
Perhatikan Contoh
Contoh Bertelepon Dengan Berbagai Mitra Bicara
1) Contoh percakapan bertelepon dengan teman sebaya.
2) Contoh percakapan bertelepon dengan orang yang dihormati (guru atau orang yang lebih tua)
3) Contoh percakapan bertelepon dengan orang asing atau orang yang belum dikenal
Poin Penting
- Macam mitra berbicara meliputi teman sebaya, orang yang lebih tua, guru atau orang yang dihormati, dan orang yang tidak dikenal.
- Kesantunan bertelepon dengan berbagai mitra bicara meliputi hal-hal berikut.
- Memilih waktu bertelepon yang tepat.
- Memastikan nomor yang dihubungi tidak salah.
- Menciptakan suasana tenang ketika bertelepon.
- Tidak berlama-lama berbicara di telepon.
- Jangan menutup sambungan telepon jika pembicaraan belum diakhiri oleh penelepon.
Dalam KBBI (2005), kata telepon diartikan sebagai ‘pesawat dengan listrik dan kawat untuk bercakap-cakap antara dua orang yang berjauhan tempatnya atau percakapan yang disampaikan melalui pesawat’.
Telepon saat ini menjadi sarana komunikasi yang sangat penting peranannya dalam kehidupan. Sarana komunikasi ini mampu mengatasi kendala jarak dan waktu. Maksudnya, berkomunikasi dengan telepon dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja berada. Pada umumnya, telepon digunakan agar mempermudah hubungan atau komunikasi, walaupun tempatnya berjauhan. Kita tidak perlu repot-repot datang dan bertatap muka secara langsung.
Berbicara melalui telepon, kita hanya akan mendengar suaranya saja. Meskipun demikian, kita harus cermat dalam berbahasa agar terjadi hubungan yang harmonis antara penelepon dan penerima telepon. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan dalam bertelepon hendaknya bahasa yang efektif, sopan, baik, dan benar.
Bahasa saat Bertelepon
Bahasa yang digunakan saat bertelepon adalah bahasa yang efektif. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, santun, dan menarik.
Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, dan tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Oleh karena itu, hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.
Contoh:
Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami, sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur maksudnya.
Contoh:
“Mohon maaf daripada ketidakhadiran ayah saya dalam rapat yang mana akan diselenggarakan Bapak RT di rumahnya.”
Bentuk ringkasnya:
“Mohon maaf atas ketidakhadiran ayah saya dalam rapat yang dilaksanakan di rumah Bapak RT.”
Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak bermakna ganda (ambigu), atau tidak menimbulkan salah paham.
Contoh:
Sopan
Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik. Bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara berikut.
- Menggunakan kata-kata yang sopan.
- Menggunakan kata-kata sapaan atau kata ganti.
- Menggunakan kata-kata resmi (baku).
Contoh:
Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan angan-angan penerima telepon.
Contoh:
“Kami mengharapkan bantuan Saudara untuk mengirimkan tanda terima yang terlampir ini sesudah buku-buku tersebut Saudara terima. Data tersebut sangat kami perlukan sebagai alat kontrol apakah buku itu sudah diterima oleh yang berhak.”
Siswa dapat memahami teknik bertelepon yang baik dan benar.
Bertelepon merupakan kegiatan berkomunikasi jarak jauh. Melalui telepon, kita dapat berbicara dengan seseorang tanpa harus bertemu langsung dengan orang tersebut. Saat ini, kegiatan bertelepon sering dilakukan masyarakat, terutama setelah berkembangnya teknologi telepon seluler. Setiap orang dapat berkomunikasi di mana saja, kapan saja, dan dengan siapa saja tanpa terbatas ruang dan waktu.
Bertelepon
Bertelepon adalah kegiatan berbicara atau berkomunikasi dengan menggunakan pesawat telepon. Agar mampu menggunakan pesawat telepon dengan baik, kita harus memahami dan menguasai cara-cara menggunakan pesawat telepon dengan baik. Pesawat telepon yang kita kenal saat ini lebih banyak telepon seluler (ponsel) yang bisa dibawa ke mana-mana. Selain itu, ada juga yang masih menggunakan telepon kabel. Telepon kabel tidak bisa di bawa ke luar ruangan karena tersambung dengan kabel yang panjangnya terbatas.
Tata Cara Bertelepon yang Baik dan Benar
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat menerima atau menelepon orang lain, yakni sebagai berikut.
A. Menelepon Orang Lain
- Menekan nomor yang akan dihubungi. Jika menggunakan ponsel, kita tinggal masuk ke menu alamat telepon dan memilih nama/nomor telepon yang akan dihubungi.
- Mengucapkan salam pada saat memulai pembicaraan.
- Memusatkan perhatian dan pendengaran.
- Menyebutkan identitas diri pada saat bertelepon dengan orang yang belum kenal.
- Menyampaikan maksud menelepon dengan sopan.
- Jika ada pesan yang ingin disampaikan, catatlah terlebih dahulu agar tidak lupa! Oleh karena itu, kamu harus selalu siap dengan catatan.
- Mengucapkan terima kasih apabila pembicaraan telah selesai, kemudian menutup sambungan teleponnya.
B. Menerima Panggilan Telepon
- Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya menerima panggilan telepon tersebut sesegera mungkin. Jangan biarkan penelepon menunggu lama!
- Jangan mengangkat telepon atau menekan tombol menerima panggilan dengan kasar. Hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitarmu.
- Mengucapkan salam saat telepon sudah tersambung. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru. Jika telepon itu ditujukan kepada pihak perusahaan atau lembaga, kamu harus menyebutkan nama lembaga atau perusahaan tersebut.
- Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicaramu tanpa terkesan menginterogasi Misalnya: “Mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?”
- Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon. Jangan memotong pembicaraan jika penelepon masih menyampaikan maksudnya.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain (misalnya saat di kantor), sambungkan segera kepada orang yang dituju. Kamu harus menjelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.
- Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.
- Jika si penelepon ternyata salah sambung, tidak perlu marah atau menunjukkan ketidaksenangan berlebihan. Kamu harus menyampaikan bahwa orang yang dimaksud penelepon salah dengan nada yang ramah dan sopan.
- Mengucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan membalas salam ketika si penelepon mengucapkan salam.
- Memberi kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Jangan menutup telepon mendahului si penelepon karena hal itu kurang sopan.
- Meski tidak terlihat, tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.
Sistematika Bertelepon
Sistematika atau bagian-bagian dalam percakapan melalui telepon adalah sebagai berikut.
- Salam pembuka (perkenalan saat menerima telepon diri).
- Pembuka percakapan.
- Menyebutkan identitas.
- Bertanya dengan sopan maksud penelepon
- Inti pembicaraan dicatat.
- Penutup diri.
- Salam penutup.
Perhatikan Contoh
Perhatikan percakapan bertelepon berikut!
Azka : Halo, selamat pagi. Boleh bicara dengan Husna?
Husna : Iya, selamat pagi. Ini saya sendiri, Husna. Maaf, ini dengan siapa, ya?
Azka : Hai, Husna. Ini saya, Azka Salsabila, teman kamu di SMP Nusantara dulu.
Husna : Azka… Oh Azka yang suka dikepang dua, ya?
Azka : Iya, benar. Apa kabar kamu Husna? Sudah dengar kabar reuni belum?
Husna : Azka… Aduh, lama sekali tidak bertemu. Kabarku baik. Bagaimana kabar kamu? Reuni apa? SMP?
Azka : Kabarku baik juga. Iya. Ikatan alumni SMP Nusantara akan mengadakan reuni akbar tanggal 12 Maret 2015. Kamu datang, ya!
Husna : Iya, aku pasti datang. Terima kasih informasinya.
Azka : Iya, sama-sama. Sudah dulu, ya. Sampai jumpa di acara reuni nanti. Selamat pagi.
Husna : Iya, selamat pagi.
Poin Penting
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam materi ini adalah sebagai berikut.
- Bertelepon merupakan kegiatan berkomunikasi jarak jauh.
- Bertelepon adalah kegiatan berbicara atau berkomunikasi dengan menggunakan pesawat telepon.
- Hal yang harus diperhatikan pada saat menelepon.
- Menekan nomor yang akan dihubungi.
- Mengucapkan salam.
- Menelepon dengan sopan..
- Mengucapkan terima kasih ketika pembicaraan telah selesai.
- Hal yang harus diperhatikan pada saat menerima telepon.
- Menerima panggilan telepon sesegera mungkin.
- Mengucapkan salam saat telepon sudah tersambung.
- Tidak memotong pembicaraan.
- Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, sambungkan segera kepada orang yang dituju.
- Mengucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan.
- Memberi kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu.